매일 쌓이는 기록, 알아서 연결되고 필요할 때 꺼내 쓸 수 있을까?

내가 남긴 기록들이 흩어지지 않고, 지금 하는 일의 맥락과 앞으로의 방향으로 이어지게 할 수 있을까?

실제 경험에서 시작했습니다.

올해는 그동안 걸어온 흔적을 천천히 되짚고 정리하는 시간을 보내고 있습니다. 지금의 나는 어느 날 갑자기 만들어진 사람이 아니라, 그동안 만난 사람들, 함께한 프로젝트, 남겨온 문장과 선택해 온 활동들이 겹겹이 쌓여 만들어진 결과라고 생각했기 때문입니다.

그 과정에서 새롭게 깨달은 것이 있습니다. 과거의 기록은 단순히 지나간 시간을 보관한 추억이 아니라, 지금 내가 하는 일을 이해하게 해주는 맥락이라는 점입니다. 그래서 앞으로 쌓아갈 기록과 활동들도 서로 단절되지 않고 하나의 방향으로 이어지기를 바랍니다. 오늘의 회의가 다음 제안서로 이어지고, 오래전 프로젝트에서 내린 판단이 새로운 브랜드 전략에 다시 쓰이며, 한 사람과 나눈 대화가 다음 협업의 출발점이 되는 흐름을 만들고 싶었습니다.

문제는 제가 기록하지 않는 데 있지 않았습니다. 생각은 텔레그램에, 일정은 캘린더에, 명함은 사진첩에, 긴 자료는 노션에 계속 남겼습니다. 하지만 기록이 각각의 도구에 흩어져 있어 하나로 연결되어 있다는 감각은 없었습니다. 필요한 맥락을 찾을 때마다 기억과 검색에 의존했고, 이미 한 정리와 설명을 계속 반복해야 했습니다.

그래서 ‘더 많이 기록하는 법’보다 ‘이미 있는 기록이 서로를 설명하고 필요한 순간 다시 쓰이게 만드는 법’을 찾기 시작했습니다. 그렇게 만들게 된 것이 개인 온톨로지 시스템입니다. 기록을 한곳에 모으는 보관함이 아니라 사람, 프로젝트, 결정, 일정과 아이디어 사이의 관계를 남겨, 필요한 순간 맥락을 회수하고 다음 행동과 더 효율적인 성과로 연결하는 개인 운영 시스템입니다.

왜 온톨로지인가?

제가 온톨로지를 선택한 이유는 기록을 더 잘 분류하기 위해서가 아니라, 흩어진 기록 사이의 관계를 남기기 위해서입니다. 메모 앱을 바꾸고 폴더를 늘려도 저장 위치만 달라질 뿐, 그 기록이 누구와 어떤 프로젝트에서 나왔고 다음에 무엇으로 이어지는지는 여전히 기억에 의존해야 했습니다. 제게 필요했던 것은 더 큰 보관함이 아니라 기록들이 서로를 설명하는 구조였습니다.

폴더는 보통 하나의 기록을 한곳에 넣지만, 실제 일의 맥락은 하나로 나뉘지 않습니다. ‘민지님과 리브랜딩 제안서를 논의했고 금요일에 수정안을 보내기로 했다’라는 기록은 사람 ‘민지님’, 프로젝트 ‘리브랜딩’, 결정 ‘제안서 수정’, 다음 행동 ‘금요일 발송’과 동시에 연결됩니다. 온톨로지는 하나의 원문을 그대로 두고 여러 관계를 함께 남길 수 있다는 점에서 제 문제와 잘 맞았습니다.

관계가 남으면 검색의 방식도 달라집니다. ‘지난 회의록이 어디 있지?’라고 파일을 찾는 대신 ‘이 프로젝트에서 마지막으로 결정한 것은 무엇이고, 다음에 해야 할 일은 무엇이지?’라고 물을 수 있습니다. 여러 문서에 흩어진 사람, 주제와 결정의 관계를 찾아주는 Microsoft GraphRAG도 비슷한 원리를 사용합니다. 개인 시스템에서는 이 방식을 내 일에 필요한 만큼 작게 적용하면 됩니다.

이 구조는 앞으로 AI를 활용할 때도 중요합니다. AI는 기록을 요약하거나 관련 항목을 추천할 수 있지만, 무엇이 누구의 이야기이고 어떤 결정에서 나온 정보인지는 기준이 있어야 정확히 이해할 수 있습니다. 원문과 출처를 보존하고 중요한 관계를 직접 확인하면, AI는 단순히 메모를 정리하는 도구를 넘어 나의 맥락을 이해하고 다음 행동을 돕는 도구가 될 수 있습니다.

일에 적용하는 방법

1. 01이번 주에 반복해서 찾았던 질문 세 개를 적습니다.
2. 02가장 자주 쓰는 메신저나 노트 한곳을 입력 창구로 정합니다.
3. 03사람, 프로젝트, 결정, 일정, 아이디어의 기준 이름만 만듭니다.
4. 04원문·출처·시점을 먼저 저장하고 AI 요약은 별도로 둡니다.
5. 05행동에 필요한 관계만 연결하고 확신 없는 것은 후보로 남깁니다.
6. 06매주 실제 질문으로 회수해 보고 답이 없던 규칙만 고칩니다.

더 남기고 싶은 생각

데이비드 앨런은 ‘머리는 아이디어를 갖기 위한 곳이지 붙잡아 두는 곳이 아니다’라고 말했습니다. 개인 온톨로지 시스템은 기록을 밖으로 꺼내는 데서 한 걸음 더 나아갑니다. 그 기록이 누구의 일이고 어떤 프로젝트와 결정에 속하며 다음에 무엇을 해야 하는지까지 연결합니다.

앞으로 개인 AI가 많아질수록 누구나 같은 모델을 쓰게 될 것입니다. 그때 차이를 만드는 것은 내가 살아오며 축적한 관점, 관계와 선택의 맥락입니다. 나의 기록이 연결되어 있어야 AI도 나를 대신해 평균적인 답이 아니라 나다운 다음 행동을 제안할 수 있습니다.

개인 온톨로지 시스템의 성공 기준은 노드 수가 아닙니다. 회의 준비 시간이 줄고, 같은 설명을 반복하지 않으며, 과거의 판단이 오늘의 콘텐츠와 제안서에 다시 쓰이는지입니다. 기록이 방향을 만들고 실제 성과로 돌아올 때 시스템은 비로소 작동합니다.

자주 묻는 질문